Wybór właściwego modelu rozliczeń z freelancerami lub podwykonawcami to kluczowy element współpracy. Różne formy umów niosą ze sobą odmienne konsekwencje prawne, podatkowe i finansowe. W tym przewodniku znajdziesz omówienie najczęściej stosowanych modeli: umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu B2B oraz alternatywnych rozwiązań, takich jak platformy pośredniczące czy działalność nierejestrowana.
Modele rozliczeń z freelancerami – umowa o dzieło, zlecenie, B2B i działalność nierejestrowana
Umowa o pracę
W ramach umowy o pracę pracownik pozostaje w stosunku podporządkowania wobec pracodawcy — ma określone miejsce i godziny pracy, a wszelkie ryzyko gospodarcze związane z działalnością firmy ponosi pracodawca. Pracownikowi przysługują ustawowe prawa, takie jak płatny urlop wypoczynkowy, chorobowy, urlopy rodzicielskie oraz prawo do okresu wypowiedzenia.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz odprowadzać pełne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne), a także zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika.
Praca zdalna w 2025 roku
Nowelizacja Kodeksu Pracy z 2023 roku wprowadziła stałe przepisy dotyczące pracy zdalnej. W przeciwieństwie do tymczasowych regulacji z okresu pandemii, praca zdalna może być obecnie wykonywana w pełnym lub częściowym wymiarze czasu, na mocy porozumienia między pracownikiem a pracodawcą.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiednie narzędzia i materiały do pracy zdalnej, a także pokryć związane z nią koszty. Przepisy wyraźnie wskazują, że jeśli sposób wykonywania pracy (np. podporządkowanie) spełnia kryteria stosunku pracy, jest ona objęta pełną ochroną Kodeksu Pracy – niezależnie od miejsca jej wykonywania.
Umowa zlecenie
Zasady oskładkowania umowy zlecenia są bardziej elastyczne niż w przypadku umowy o pracę. Zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu, natomiast ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny.
Od tej reguły istnieją istotne wyjątki, które często decydują o atrakcyjności tej formy zatrudnienia – szczególnie dla studentów i osób pracujących równocześnie na kilku umowach:
- zleceniobiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, jeśli ma inny tytuł do ubezpieczenia (np. pełny etat w innej firmie z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym),
- osoby posiadające status ucznia lub studenta do 26. roku życia są całkowicie zwolnione ze składek ZUS.
W 2025 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia wynosi 30,50 zł brutto. Ostateczna kwota netto zależy od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy – w tym od statusu ubezpieczeniowego i formy rozliczenia podatkowego. Podatek dochodowy jest rozliczany w rocznym zeznaniu PIT.
Umowa o dzieło
Umowa o dzieło to popularna forma współpracy przy rozliczaniu jednorazowych, twórczych projektów. Jej głównym celem jest osiągnięcie konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu (dzieła), który może mieć charakter materialny – np. wykonanie mebla na wymiar – lub niematerialny, jak stworzenie aplikacji mobilnej, sesja zdjęciowa czy projekt graficzny.
Brak składek ZUS
Umowa o dzieło jest szczególnie atrakcyjna z uwagi na brak obowiązku opłacania składek ZUS, co przekłada się na wyższe wynagrodzenie netto. Istnieją jednak dwa wyjątki od tej zasady:
- jeśli umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracodawcą, wykonawca podlega pełnemu oskładkowaniu, tak jak przy umowie o pracę,
- jeśli umowa o dzieło jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, nawet za pośrednictwem innej firmy, również obowiązuje pełne oskładkowanie.
Każdą umowę o dzieło zawartą z osobą fizyczną, z którą nie istnieje stosunek pracy, należy zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni na formularzu ZUS RUD. Niezgłoszenie umowy lub jej błędna kwalifikacja może skutkować koniecznością dopłaty zaległych składek i odsetek.
Podatki i koszty uzyskania przychodu
Podatek dochodowy w przypadku umowy o dzieło zależy od kosztów uzyskania przychodu (KUP).
- Standardowa stawka KUP wynosi 20%,
- w przypadku umów z przeniesieniem majątkowych praw autorskich – 50%.
Preferencyjna stawka 50% dotyczy wielu zawodów twórczych: architektów, projektantów, dziennikarzy, fotografów, grafików czy programistów. Dzięki temu twórca otrzymuje wyższe wynagrodzenie netto przy tej samej kwocie brutto, co czyni ten model wyjątkowo korzystnym podatkowo.
Kontrakt B2B
Kontrakt B2B (Business-to-Business) to forma współpracy pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi, w której przynajmniej jedna strona prowadzi działalność gospodarczą. W odróżnieniu od umowy o pracę, kontrakt B2B nie jest regulowany Kodeksem Pracy – daje więc stronom pełną swobodę w ustalaniu warunków współpracy.
Kwestie ZUS i PIT
Freelancer działający w modelu B2B samodzielnie odpowiada za opłacanie wszystkich zobowiązań:
- składek ZUS (społecznych i zdrowotnych), które mogą być preferencyjne – np. w ramach małego ZUS-u,
- zaliczek na podatek dochodowy (PIT), rozliczanych według wybranej formy – skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu,
- podatku VAT, jeśli prowadzi działalność zarejestrowaną jako podatnik VAT.
Kontrakt B2B zapewnia większą elastyczność, możliwość optymalizacji podatkowej i często wyższe wynagrodzenie netto. Nie oferuje jednak ochrony wynikającej z Kodeksu Pracy – freelancer sam planuje urlopy, przerwy w pracy i zabezpieczenie finansowe.
Porównanie modeli w praktyce i kluczowe ryzyka
| Cecha | Umowa o pracę | Umowa zlecenie | Umowa o dzieło | Kontrakt B2B |
| Podstawa prawna | Kodeks Pracy | Kodeks Cywilny, art. 734-750 | Kodeks Cywilny, art. 627-646 | Kodeks Cywilny |
| Cel umowy | Świadczenie pracy w warunkach podporządkowania | Staranne wykonywanie określonych czynności | Osiągnięcie konkretnego, zmaterializowanego lub niematerialnego dzieła | Świadczenie usług przez przedsiębiorcę |
| Odpowiedzialność | Pracodawca ponosi ryzyko gospodarcze | Zleceniobiorca odpowiada za staranność działań | Wykonawca odpowiada za rezultat i wady dzieła | Wykonawca-kontrahent ponosi pełne ryzyko biznesowe |
| Koszty ZUS | Obowiązkowe składki (pełne) | Obowiązkowe, z wyjątkami (np. student do 26 lat, pełny etat u innego pracodawcy) | Co do zasady brak, z wyjątkiem umów z własnym pracodawcą lub na jego rzecz | Freelancer opłaca samodzielnie (podstawowe lub preferencyjne) |
| Podatki | Opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa) | Opodatkowanie na zasadach ogólnych | Opodatkowanie na zasadach ogólnych, z możliwością 50% KUP dla twórców | Możliwość wyboru (liniowy, ryczałt, zasady ogólne) |
| Ochrona prawna | Objęcie ochroną Kodeksu Pracy (urlopy, okres wypowiedzenia) | Brak ochrony Kodeksu Pracy | Brak ochrony Kodeksu Pracy | Brak ochrony Kodeksu Pracy |
| Idealny scenariusz | Długoterminowe, stałe zatrudnienie wymagające podporządkowania | Powtarzalne, odtwórcze czynności (np. obsługa biura, korepetycje) | Jednorazowe, twórcze projekty (np. stworzenie logo, napisanie artykułu) | Długoterminowa współpraca specjalistyczna, elastyczność w wykonywaniu usług |
Alternatywne formy rozliczeń i platformy cyfrowe
Rozliczenia przez platformy pośredniczące
W odpowiedzi na rosnącą biurokrację i niepewność prawną związaną z tradycyjnymi umowami cywilnoprawnymi, coraz większą popularność zdobywają platformy pośredniczące dla freelancerów, takie jak Useme, WorkConnect czy Upwork. Umożliwiają one legalne rozliczenia między freelancerem a klientem bez konieczności zakładania działalności gospodarczej.
Mechanizm działania
Freelancer realizuje zlecenie dla klienta, a platforma wystawia mu fakturę VAT. Po otrzymaniu płatności od klienta platforma potrąca prowizję, rozlicza podatek dochodowy i inne obowiązki formalne, a następnie przekazuje freelancerowi wynagrodzenie netto bezpośrednio na konto bankowe.
Taki model znacząco upraszcza proces rozliczania zleceń, zapewnia legalność współpracy oraz bezpieczeństwo transakcji – również w przypadku zleceń międzynarodowych.
Korzyści i koszty
Największą zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności prowadzenia księgowości, rozliczania podatków i rejestracji firmy. Freelancer zyskuje prostotę i bezpieczeństwo, a zleceniodawca otrzymuje pełnoprawną fakturę VAT.
Platformy pobierają prowizję od wynagrodzenia – zwykle zależną od wartości zlecenia. Na przykład Upwork stosuje system progowy: 20% dla zarobków do 500 USD, 10% do 10 000 USD itd.
Tego typu platformy stanowią dziś praktyczną alternatywę dla biura księgowego, łącząc elastyczność freelancingu z pewnością i legalnością rozliczeń.
Działalność nierejestrowana
Dla freelancerów, którzy dopiero rozpoczynają karierę i uzyskują niewielkie przychody, dobrym rozwiązaniem jest działalność nierejestrowana. To forma aktywności gospodarczej, która nie wymaga rejestracji w CEIDG i jest zwolniona z obowiązku opłacania składek ZUS.
Warunki i ograniczenia
Z działalności nierejestrowanej można korzystać, jeśli miesięczny przychód nie przekracza 50% minimalnego wynagrodzenia. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma 7 dni na rejestrację firmy w CEIDG.
To rozwiązanie pozwala bezpiecznie przetestować pomysł biznesowy i rozpocząć współpracę z klientami bez formalności i kosztów związanych z prowadzeniem pełnej działalności gospodarczej.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Jakie są najczęstsze modele rozliczeń z freelancerami?
Umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło oraz kontrakt B2B.
Który model jest najkorzystniejszy dla freelancera?
Dla projektów jednorazowych – umowa o dzieło. Dla długofalowej współpracy – kontrakt B2B.
Czy freelancer musi mieć działalność gospodarczą?
Nie zawsze. Można korzystać z platform pośredniczących lub działać w formie działalności nierejestrowanej.
Czy umowa o dzieło musi być zgłaszana do ZUS?
Tak, w ciągu 7 dni od zawarcia umowy na formularzu RUD.
Czy kontrakt B2B jest bardziej opłacalny niż umowa o pracę?
Często tak – przy odpowiednim poziomie przychodów i kosztów prowadzenia działalności.
